Reduce to the max: Meine Tipps gegen E-Mail-Chaos

Die E-Mail, von einer aktuellen BITKOM-Studie fast für tot erklärt, ist lebendiger als geglaubt. Gerade im Business-Bereich, aber auch im Privatleben noch sehr häufig anzutreffen. Es lässt sich nun mal nicht alles in Chats oder sozialen Netzwerken regeln. Manch einer war seinerzeit bestimmt ein Early Adopter. Über die Jahre hinweg kamen dann weitere Mail-Accounts hinzu und man hat sich einen großen Stamm an Kontakten aufgebaut. Jeden Tag flattern Unmengen an Mails herein — Werbung, Spam, wichtige Nachrichten. Das Chaos ist perfekt. Was macht man da am besten, um die Übersicht zu behalten? Ich plage mich selbst mit diesem Thema seit Jahren herum und habe immer wieder Optimierungen an meiner E-Mail-Nutzung vorgenommen. Meine Tipps möchte ich euch hier als Denkanstoß zur Verfügung stellen.

Ordnung ist das halbe E-Mail-Leben

Blöder Spruch, jedoch steckt viel Wahres drin. Mir passierte es in der Vergangenheit recht häufig, dass ich meine Postfächer volllaufen lies. Das ist absolut nicht schön und man findet sich dann auch schlecht zurecht. Daher habe ich mir angewöhnt darauf zu achten, meine Mails sofort zu löschen, wenn diese für mich erledigt sind. Nur wichtige Mails archiviere ich oder drucke diese bei Bedarf aus. Ansonsten fliegt alles weg. Im Geschäftsbereich muss man aufpassen. Hier ist eher Archivieren anzuraten, da geschäftliche Mails per Gesetz bis zu 7 Jahre aufgehoben werden müssen. Trotzdem ändert das nichts an meinem Ziel: eine leere Inbox. Ein weiterer Schritt um Ordnung zu schaffen ist die Überlegung Mail-Accounts zu reduzieren. Über die Jahre entstehen neue Konten, die man vielleicht heute kaum oder gar nicht mehr nutzt. Daher überlege ich in regelmäßigen Abständen, ob ich einen Account noch brauche oder weg kann. Manchmal leite ich die Mails auch einfach nur auf einen anderen Account um.

Mail-Chaos (Quelle: J Aaron Farr, Liz. CC BY 2.0)
Mail-Chaos (Quelle: J Aaron Farr, Liz. CC BY 2.0)

Ich möchte nach Möglichkeit so wenig Konten wie möglich haben. Demnach gehe ich noch einen Schritt weiter und versuche alle meine Accounts zu einem zu vereinen. Das gelingt mir beispielsweise mit E-Mail-Weiterleitungen. Dadurch stehen mir viele Mail-Adressen zur Verfügung, diese laufen aber alle in einem Mail-Konto zusammen. Ihr stellt euch nun sicher die Frage: Entsteht dadurch nicht sogar noch viel mehr Chaos? Klar, das stimmt. Deshalb setze ich zusätzlich Mail-Filter ein, um mir meine Ordnung zurückzuholen. Nebenbei bemerkt sind Weiterleitungsadressen recht gut gegen Spam. Sollten die Filter versagen, löscht man einfach die Weiterleitung und erstellt eine Neue. Beim Mail-Client sollte man darauf achten, dass dieser auch Nachrichten mit einer Weiterleitungsadresse versenden kann. Beispielsweise Group-Office hat damit absolut keine Probleme. So mutieren Weiterleitungen zu “echten” Mailadressen.

E-Mails filtern like a pro

Um mein Chaos wieder zu kontrollieren, setze ich besagte Mail-Filter ein. Denn nachdem in einem Account alle meine Mails zusammenfließen, entgeht einem jegliche Übersicht. Meine Inbox habe ich erweitert und mir zusätzliche Ordner nach Thema bzw. Mail-Adresse angelegt. Dank intelligenter Filter landen meine Mails automatisch im richtigen Ordner und ersticken das Chaos im Keim. Auf einen Blick sehe ich beispielsweise, wie viele neue Blogkommentare ich habe oder wer alles gerne mit mir per Kontaktformular kommunizieren möchte. Danach kann ich entscheiden, wann ich es lese. Mit Filtern ist aber noch viel mehr möglich. Spam oder Werbung erreicht mich aufgrund bestimmter Spamdatenbanken und Greylistings weniger. Doch manchmal kommt doch etwas in meinen Posteingang. Hier helfen Filter genauso weiter. Mit einfachen Ausdrücken lassen sich diese unliebsamen Mails gleich automatisch löschen.

kein Spam (Quelle: gajman, Liz. CC BY 2.0)
kein Spam (Quelle: gajman, Liz. CC BY 2.0)

Es gibt aber auch gutartigen Spam. Darunter fallen bei mir zum Beispiel Mails von meinen eigenen Blogkommentaren. Diese sind dummerweise nicht abschaltbar. Macht nichts, da greift der Mail-Filter ein und löscht sie sofort. Mithilfe der Filter kann ich sehr vieles lenken, Spam vermeiden, für Ordnung sorgen und automatisieren. Einfach und genial zugleich. Richtig angewandt richtet man den Fokus auf das Wesentliche aus. Die wichtigen Mails stehen im Vordergrund und können einfach gelesen sowie beantwortet werden. Ganz ohne Stress und Chaos. Hier noch mal zusammenfassend eine simple Checkliste:

Meine Checkliste gegen das E-Mail-Chaos

  • E-Mails regelmäßig aufräumen
  • nur wichtiges Archivieren oder Drucken
  • Mail-Accounts reduzieren, gegebenenfalls weiterleiten
  • auf E-Mail-Weiterleitungen setzen
  • alle Mails nach Möglichkeit auf einen Account leiten
  • Mail-Client verwenden, der Antworten mit Weiterleitungsmails zulässt
  • per Mail-Filter die Inbox in mehrere Ordner thematisch gliedern
  • unliebsamen Spam per Filter direkt löschen

Ich hoffe die Tipps helfen dem einen oder anderen weiter, um die tägliche E-Mail-Flut einzudämmen. Wie werdet ihr Herr über euer Mail-Chaos? Schreibt mir eure Tipps als Kommentar unter diesen Blogeintrag.


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Autor: Markus Werner (reraiseace) Twitterreraiseace, Google+reraiseace, Twittercb_werner
Ich bin Redaktionsvolontär bei der COMPUTER BILD in Hamburg, Fernstudent am Deutschen Journalistenkolleg und schreibe auf re{raise}ace privat über Webdesign und Programmierung. Seit 2015 schrieb ich auch regelmäßig für andere Medien.

1 Kommentar

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  1. Kommentar von Benjamin · · #

    Zu viele Spam E-Mails sind nicht nur nervig sondern auch gefährlich. Oft verbergen sich hinter den Mails, gefährliche Phishing Betrüger. Solche Mails sollte man vorsorglich abmahnen.